Web oficial de Sites en Colombia
Derechos y obligaciones
En cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, Sites Hospitality Group S.A.S. (en adelante, Sites) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que regula la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, la transmisión, la transferencia, la conservación y la supresión de los datos personales cuyo Tratamiento determine. Esta Política es aplicable a las operaciones, hoteles, sedes, canales de atención y sitios web asociados a Sites Medellín, Sites Barranquilla y Sites Montería.
1. OBJETO Y ALCANCE
Esta Política establece las reglas aplicables al Tratamiento de datos personales por parte de Sites e identifica al Responsable, los Titulares, las categorías de datos, las fuentes y las finalidades del Tratamiento. Asimismo, regula la autorización, el Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes, la circulación nacional e internacional de la información, la seguridad, la conservación y los procedimientos para el ejercicio de los derechos de hábeas data.
La Política cubre información física y digital de huéspedes, potenciales huéspedes, acompañantes, visitantes, usuarios de los sitios web y del servicio de wifi, participantes en eventos, clientes corporativos, candidatos, trabajadores, extrabajadores, aprendices, contratistas, proveedores, aliados, representantes y demás personas naturales relacionadas con la operación de Sites.
Cuando una sociedad distinta de Sites Hospitality Group S.A.S. determine las finalidades y los medios de un Tratamiento específico, el aviso correspondiente la identificará como Responsable y señalará sus canales. Cuando dos o más sociedades determinen conjuntamente dichas finalidades y medios, el aviso precisará el alcance de sus responsabilidades y los canales aplicables. Las plataformas que decidan de manera autónoma sobre los datos podrán actuar como Responsables independientes conforme a sus propias políticas.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Razón social: Sites Hospitality Group S.A.S.
NIT: 900504453-1
Domicilio y dirección principal: Medellín, Antioquia; Carrera 45 No. 5-15, El Poblado.
Correo para protección de datos: contabilidad@sitesgroup.co.
Teléfono: (+57) 604 605 0006.
Dependencia encargada de atender consultas y reclamos de los Titulares: Área Administrativa y Financiera, o la dependencia que haga sus veces.
Canales digitales comprendidos: https://www.sitesmedellin.com, https://www.sitesbarranquilla.com y https://www.sitesmonteria.com, incluidos sus subdominios, formularios y motores de reserva cuando Sites determine el Tratamiento.
3. DEFINICIONES
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal, escrita o electrónica mediante la cual se informa al Titular la existencia de esta Política, la forma de consultarla, las finalidades y los canales para ejercer derechos.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Cookie: archivo o tecnología equivalente que un sitio web almacena o lee en el dispositivo del usuario para recordar información, habilitar funcionalidades, medir el uso o apoyar actividades publicitarias, según corresponda.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: dato que la ley o la Constitución califica como público y que no es semiprivado, privado o sensible.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los relativos a salud, vida sexual, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical y datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el Tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, registro, almacenamiento, consulta, uso, circulación, análisis, actualización, transmisión, transferencia, supresión o destrucción.
Transferencia: envío de datos personales por un Responsable o Encargado ubicado en Colombia a otro Responsable ubicado dentro o fuera del país.
Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado para que trate la información por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.
4. PRINCIPIOS Y CRITERIOS DE ACTUACIÓN
Sites aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012. Asimismo, adoptará medidas de responsabilidad demostrada y procurará que cada Tratamiento sea necesario y proporcional a la finalidad informada.
• Legalidad: cada Tratamiento se sujetará a la Constitución, la ley y las instrucciones de la autoridad competente.
• Finalidad: los datos se tratarán para propósitos legítimos, específicos e informados al Titular.
• Libertad: salvo excepción legal, el Tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada; el silencio no equivale a consentimiento.
• Calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el Titular podrá obtener información sobre la existencia y el uso de sus datos.
• Acceso restringido: los datos no públicos solo serán accesibles por personas autorizadas o legalmente habilitadas.
• Seguridad y confidencialidad: se aplicarán medidas razonables para prevenir pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado, incluso después de terminada la relación con Sites.
• Necesidad y proporcionalidad: se procurará recolectar solo la información pertinente para cada finalidad y conservarla por el tiempo requerido.
5. TITULARES, CATEGORÍAS DE DATOS Y FUENTES
5.1 Huéspedes, potenciales huéspedes, acompañantes y visitantes
Sites podrá tratar nombres, apellidos, tipo y número de identificación, firma, fecha de nacimiento, nacionalidad, país de residencia, datos de contacto, información de reserva y estadía, acompañantes, preferencias, solicitudes, facturación, pagos, información transaccional limitada, incidentes, imágenes y registros de acceso. Respecto de huéspedes extranjeros, podrá tratar la información migratoria y de viaje exigida por las autoridades. Cuando sea necesario, podrá tratar datos de salud, movilidad reducida, alergias u otras necesidades de asistencia, así como información de niños, niñas y adolescentes.
La información puede provenir del Titular; de quien efectúa la reserva o el pago; de familiares o acompañantes; de empresas que contratan alojamiento; de agencias de viaje, operadores turísticos y plataformas de reserva; de autoridades; o de fuentes públicas cuyo uso esté permitido por la ley. Cuando un tercero suministre datos de otra persona, Sites verificará razonablemente que se encuentre legitimado para hacerlo y, cuando corresponda, informará al Titular y obtendrá su autorización para las finalidades que no estén amparadas por una obligación legal o contractual. Los datos exigidos para el registro hotelero u otra obligación legal se limitarán a ese propósito.
5.2 Usuarios digitales, wifi y redes sociales
Podrán tratarse nombres, apellidos, correo electrónico, teléfono, contenido de mensajes, datos de reserva, dirección IP, identificadores del dispositivo y navegador, idioma, registros de navegación, interacción con anuncios, preferencias de cookies y datos técnicos de conexión. En redes sociales, el proveedor de la plataforma también podrá determinar Tratamientos independientes.
5.3 Candidatos, trabajadores, extrabajadores, aprendices y beneficiarios
Podrán tratarse datos de identificación y contacto, hoja de vida, formación, experiencia, referencias, información contractual, salarial, bancaria, tributaria, de seguridad social, familiar, disciplinaria, de desempeño, acceso, imagen y, cuando corresponda, datos sensibles de salud ocupacional, discapacidad o biometría.
5.4 Proveedores, contratistas, aliados y clientes corporativos
Podrán tratarse datos de identificación, contacto, representación, información comercial, contractual, tributaria, bancaria, pagos, debida diligencia, seguridad, cumplimiento y datos de las personas que intervienen en la relación.
6. AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD
Salvo que opere una excepción legal, Sites solicitará la autorización antes o a más tardar al momento de recolectar los datos. La autorización podrá obtenerse por escrito, verbalmente, mediante medios electrónicos o por conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el Titular consintió. El silencio no constituye autorización.
La solicitud de autorización o el aviso de privacidad informará, como mínimo, el Tratamiento y sus finalidades; los derechos del Titular; el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad; la identificación y los canales del Responsable; y la forma de consultar esta Política.
Sites conservará prueba de la autorización y de la información suministrada al Titular. Informar o declarar la lectura de esta Política no equivale, por sí solo, a autorizar el Tratamiento. Los formularios de contacto y reserva, check-in, registro hotelero, creación de proveedores, selección y vinculación laboral, wifi, eventos y demás puntos de captura incorporarán un aviso contextual y, cuando sea exigible, una autorización previa, expresa e informada, referida a finalidades específicas.
Antes de enviar comunicaciones publicitarias o comerciales, Sites verificará la autorización y las preferencias del Titular, consultará el Registro de Números Excluidos cuando corresponda y respetará las restricciones de canal, horario, periodicidad y exclusión de la Ley 2300 de 2023 y de la regulación de la Comisión de Regulación de Comunicaciones. La autorización de mercadeo será separada, opcional y sin casillas premarcadas. Cada comunicación incluirá un mecanismo gratuito, sencillo y efectivo para dejar de recibirla; la negativa o el retiro no afectarán la reserva, la estadía ni otro servicio solicitado.
6.1 Casos en que no se requiere autorización
La autorización no será necesaria para información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil, sin perjuicio de los demás límites y deberes legales.
7. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
7.1 Datos sensibles
Por regla general, el Tratamiento de datos sensibles está prohibido y solo procederá en los casos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Antes de recolectarlos, Sites informará de forma explícita cuáles datos son sensibles, la finalidad específica y el carácter facultativo de responder, y obtendrá autorización previa, explícita e informada cuando sea exigible. Sites aplicará necesidad, proporcionalidad, acceso restringido y seguridad reforzada. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
Los datos de salud, accesibilidad o alergias se tratarán solo en la medida indispensable para atender una solicitud específica, una obligación laboral o una urgencia médica o sanitaria. Sites ofrecerá una alternativa razonable que no exija suministrar el dato sensible, limitará el Tratamiento al mínimo indispensable y dejará constancia de la autorización o de la excepción legal invocada.
7.2 Niños, niñas y adolescentes
Por regla general, el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está proscrito, salvo los datos de naturaleza pública y los casos permitidos por la Constitución y la ley. Todo Tratamiento respetará simultáneamente su interés superior y sus derechos fundamentales, será lícito, necesario y proporcional, tendrá en cuenta su opinión conforme a la edad y madurez y contará, cuando corresponda, con la autorización previa e informada de su representante legal. Cuando Sites solicite autorización, informará el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos de niños, niñas y adolescentes. Los datos cuyo Tratamiento esté expresamente exigido o autorizado por la ley para el registro hotelero o migratorio se identificarán por separado, se limitarán a esa finalidad y se tratarán bajo la habilitación legal aplicable. Sites no utilizará conscientemente estos datos para publicidad comportamental, perfilamiento ni tecnologías no necesarias.
8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
8.1 Huéspedes, potenciales huéspedes, acompañantes y clientes
• Gestionar consultas, cotizaciones, disponibilidad, reservas, modificaciones, cancelaciones, pagos, garantías, facturación, devoluciones y comprobantes.
• Identificar y registrar a huéspedes, acompañantes y visitantes; efectuar check-in y check-out; administrar habitaciones, llaves o tarjetas, consumos, servicios y solicitudes durante la estadía.
• Cumplir obligaciones hoteleras, turísticas, migratorias, tributarias, contables, sanitarias y de protección al consumidor, incluidos los registros de huéspedes y los reportes exigidos por las autoridades competentes.
• Registrar a huéspedes y acompañantes en la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA), transmitir o reportar la información exigida al Sistema de Información de Alojamiento Turístico (SIAT) y atender obligaciones estadísticas o turísticas ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con exactitud, minimización y sujeción a los límites legales.
• Registrar y reportar a Migración Colombia, mediante el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE), el ingreso y la salida de huéspedes extranjeros y la información exigida para control migratorio, verificando el documento y limitando el uso a esa obligación legal.
• Prevenir, detectar y reportar situaciones de explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes asociada al turismo, aplicar el código de conducta y atender requerimientos de las autoridades competentes.
• Atender solicitudes de accesibilidad, alimentación, salud o asistencia; gestionar emergencias y proteger la vida e integridad de huéspedes y terceros.
• Coordinar servicios solicitados, como transporte, eventos, alimentación, lavandería, experiencias o servicios prestados por aliados, informando la circulación de datos cuando corresponda.
• Prestar soporte, servicio al cliente y postventa; gestionar peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones, encuestas y controversias.
• Medir la calidad, elaborar estadísticas, efectuar análisis de ocupación y demanda, mejorar procesos, instalaciones, productos y servicios, preferiblemente con información agregada o anonimizada cuando sea suficiente.
• Mantener un historial de la relación y de preferencias razonables para facilitar futuras estadías, dentro de las finalidades informadas y los límites de la autorización.
8.2 Mercadeo y comunicaciones comerciales
• Enviar información sobre alojamientos, tarifas, promociones, eventos, concursos, programas de fidelización y servicios relacionados con viajes y hospitalidad únicamente cuando exista autorización previa, expresa e informada o una excepción legal identificada y documentada para el caso concreto.
• Segmentar comunicaciones con base en ciudad, historial de interacción o preferencias, sin usar datos sensibles para publicidad salvo autorización explícita y justificación legal.
• Medir la efectividad de las campañas y gestionar solicitudes de exclusión. Cada comunicación incluirá un mecanismo gratuito y sencillo de retiro; Sites conservará prueba de la autorización, canal, fuente, fecha y versión, y aplicará la Ley 2300 de 2023 y el Registro de Números Excluidos cuando correspondan.
8.3 Candidatos, trabajadores y extrabajadores
• Gestionar selección, verificación de referencias, contratación, inducción, formación, evaluación, compensación, nómina, beneficios, bienestar, seguridad social y terminación de la relación.
• Cumplir obligaciones laborales, de seguridad y salud en el trabajo, tributarias, contables, migratorias, judiciales y de reporte a autoridades.
• Administrar accesos, activos, herramientas, comunicaciones corporativas, seguridad física y de la información, investigaciones internas y continuidad del negocio.
• Conservar registros para certificaciones, defensa de derechos y cumplimiento de obligaciones posteriores a la terminación.
8.4 Proveedores, contratistas, aliados y clientes corporativos
• Realizar vinculación, debida diligencia, validaciones de identidad, cumplimiento, gestión de riesgos, negociación, contratación, ejecución, pagos, facturación, contabilidad, auditoría y terminación.
• Administrar contactos, accesos, soporte, calidad, seguridad, incidentes y reclamaciones vinculadas con la relación comercial.
8.5 Finalidades comunes
• Responder requerimientos de autoridades, ejercer o defender derechos, prevenir y gestionar fraude o conductas ilícitas y atender auditorías e investigaciones.
• Realizar transmisiones a proveedores y, cuando proceda, transferencias a terceros, reorganizaciones empresariales o transacciones corporativas, con las garantías previstas en esta Política y la ley.
9. VIDEOVIGILANCIA, GRABACIONES DE AUDIO Y BIOMETRÍA
Sites podrá utilizar cámaras en accesos, zonas comunes, áreas operativas y perímetros para proteger a las personas y bienes, controlar accesos, prevenir e investigar incidentes y apoyar la seguridad de la operación. Las zonas estarán señalizadas con avisos visibles que identifiquen la finalidad y los canales para ejercer derechos.
No se instalarán cámaras o micrófonos en habitaciones, baños, vestidores u otros espacios en los que exista una expectativa reforzada de intimidad. El acceso a las grabaciones estará restringido y su conservación se limitará al tiempo necesario para la finalidad, salvo que deban preservarse por un incidente, una reclamación o una obligación legal.
Las llamadas telefónicas de atención al cliente podrán grabarse excepcionalmente para finalidades específicas de calidad, seguridad o prueba, previa información al Titular y con su autorización cuando sea exigible. No se efectuarán grabaciones ambientales indiscriminadas en las instalaciones. Cualquier uso adicional del audio requerirá una evaluación documentada de necesidad, proporcionalidad, riesgo y fundamento jurídico.
Antes de implementar huella, reconocimiento facial u otro sistema biométrico, Sites documentará su necesidad, idoneidad, proporcionalidad y riesgos; verificará que no exista un medio menos invasivo; solicitará autorización previa, explícita, informada y separada cuando sea exigible; aplicará medidas de seguridad reforzadas; y ofrecerá una alternativa no biométrica razonable, sin costo, desventaja ni afectación del servicio para quien no autorice o revoque el Tratamiento. El acceso o la prestación de un servicio no se condicionarán al uso de biometría.
10. CANALES DIGITALES, COOKIES, WIFI Y TERCEROS
En los formularios de contacto y reserva, Sites tratará la información que el usuario ingrese para responder, cotizar, reservar y prestar el servicio. Los campos obligatorios se limitarán a los datos necesarios para la gestión solicitada. Las autorizaciones opcionales, en especial las de mercadeo, deberán presentarse de manera diferenciada y sin casillas premarcadas.
Los sitios web usan cookies y tecnologías similares para la navegación segura, la gestión de preferencias de privacidad, los formularios y la reserva. Las tecnologías no necesarias de preferencias, analítica, publicidad o contenido de terceros solo se activarán después de una manifestación previa e informada del usuario. Cuando una tecnología trate datos personales, Sites contará con autorización o con una excepción legal aplicable y documentada. Las categorías, proveedores, controles e inventario vigente se desarrollan en la Política de Cookies y en el panel de configuración de cada sitio.
Cuando Sites ofrezca wifi, podrá tratar identificadores de dispositivo, datos de autenticación, fecha, hora, duración y registros técnicos necesarios para seguridad, soporte y cumplimiento legal. No se utilizará el contenido de las comunicaciones para fines incompatibles con el servicio.
Los enlaces a agencias de viaje, pasarelas de pago, redes sociales, mapas u otros sitios de terceros pueden conducir a Tratamientos decididos por esos terceros. El usuario deberá consultar sus políticas. Sites será responsable por los Tratamientos que determine directamente o que encargue a un proveedor.
11. CIRCULACIÓN Y DESTINATARIOS DE LA INFORMACIÓN
Sites podrá comunicar, transmitir o transferir datos, según el rol jurídico del destinatario y en la medida necesaria para las finalidades informadas, a proveedores de alojamiento tecnológico, nube, soporte, motor de reservas, CRM, correo y mensajería; agencias de viaje y operadores; entidades financieras y proveedores de pago; contadores, auditores, abogados y aseguradoras; proveedores de seguridad, videovigilancia, transporte, eventos, lavandería y mantenimiento; entidades de seguridad social y gestión humana; aliados solicitados por el Titular; sociedades vinculadas; y otros Responsables independientes debidamente informados.
Los Encargados recibirán instrucciones, deberán tratar los datos solo para la finalidad contratada, guardar confidencialidad, aplicar seguridad y devolver o suprimir la información cuando termine el servicio, salvo obligación legal de conservarla.
Sites entregará información a autoridades públicas o judiciales únicamente cuando exista solicitud válida, competencia legal, orden o deber de reporte. Entre ellas podrán encontrarse el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para TRA/SIAT y Migración Colombia para SIRE. La entrega se limitará a los datos pertinentes y se documentará cuando corresponda; esta Política no autoriza divulgaciones discrecionales.
En una fusión, escisión, adquisición, reorganización o transferencia de unidad de negocio, los datos podrán comunicarse bajo deberes de confidencialidad y continuidad de las finalidades y derechos informados.
12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
Algunos proveedores tecnológicos, motores de reserva y servicios de nube, mensajería, analítica, seguridad o publicidad pueden tratar datos desde otros países. Antes de habilitar cada flujo, Sites determinará si corresponde a una transferencia o a una transmisión internacional y aplicará la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Circular Única y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las transferencias internacionales a otro Responsable solo se efectuarán: (i) a países declarados con nivel adecuado por la SIC; (ii) al amparo de una excepción del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida, cuando corresponda, la autorización expresa e inequívoca del Titular para la transferencia; o (iii) con declaración de conformidad de la SIC. Las transmisiones internacionales a Encargados se soportarán en un contrato de transmisión que cumpla el Decreto 1074 de 2015.
Como medida contractual adicional de responsabilidad demostrada, Sites podrá incorporar las cláusulas contractuales modelo adoptadas por la SIC mediante la Circular Externa 003 de 2025, o las disposiciones que la modifiquen o sustituyan. Su uso es voluntario y no reemplaza el análisis de país adecuado, excepción legal, autorización, declaración de conformidad ni contrato de transmisión que corresponda a cada flujo.
El Titular podrá solicitar información general sobre las categorías de destinatarios, el país o región de Tratamiento y las garantías aplicables, sin perjuicio de la reserva comercial, contractual o de seguridad legítimamente protegida.
13. SEGURIDAD Y GESTIÓN DE INCIDENTES
Sites adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables, proporcionales a la naturaleza del dato y al riesgo, entre ellas gestión de accesos y perfiles, autenticación, confidencialidad, copias de respaldo, actualización de sistemas, registro de eventos, seguridad física, capacitación, gestión de proveedores y procedimientos de respuesta a incidentes.
Toda persona que conozca una pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración, indisponibilidad o uso indebido deberá reportarlo de inmediato por los canales internos. Sites contendrá el incidente, preservará evidencias, evaluará alcance y riesgo, adoptará correctivos y documentará las decisiones.
Sites reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes que deba informar, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o del área encargada de atenderlos. El reporte se efectuará mediante el RNBD o el aplicativo dispuesto por la autoridad, según corresponda. Sites también comunicará el incidente a los Titulares afectados cuando lo exijan la ley, la autoridad o el nivel de riesgo.
14. CONSERVACIÓN, ARCHIVO Y SUPRESIÓN
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad informada y, posteriormente, por los términos legales, contractuales, contables, tributarios, laborales, turísticos, migratorios, de prescripción o de defensa de derechos que resulten aplicables. Sites definirá y revisará tablas o criterios internos de retención por proceso.
• Reservas, registro hotelero, consumos, facturación y pagos: durante la relación y los plazos exigidos para obligaciones legales, contables, fiscales, turísticas, contractuales y de atención de reclamaciones.
• Información laboral y de seguridad social: durante la relación y los términos legales o de archivo requeridos para acreditar obligaciones y derechos laborales, pensionales y de seguridad y salud en el trabajo.
• Proveedores y contratistas: durante la vinculación y los plazos de conservación contable, tributaria, contractual, de cumplimiento y defensa.
• Videovigilancia y audio: por el período más corto compatible con seguridad y operación, salvo preservación por incidente, investigación, reclamación u orden de autoridad.
• Mercadeo: hasta que el Titular retire la autorización, solicite exclusión o la finalidad deje de ser necesaria, sin perjuicio de conservar evidencia mínima de la solicitud de no contacto.
• Cookies e identificadores digitales: por la duración indicada en la Política de Cookies y en el panel de configuración.
• Salud, alergias y accesibilidad: se suprimirán o bloquearán al finalizar la estadía cuando dejen de ser necesarios, salvo incidente, deber legal o autorización separada para conservar preferencias futuras.
Cumplido el término, la información será suprimida o anonimizada. La supresión o revocatoria podrá negarse únicamente respecto del mínimo de datos cuyo Tratamiento o conservación sea exigido por una obligación legal o contractual vigente, una orden competente o una causal legal aplicable. La decisión será motivada, se informará al Titular y, cuando proceda, los datos quedarán bloqueados o bajo acceso restringido hasta vencer el término legal o de prescripción. Sites aprobará una tabla interna de retención con evento inicial, plazo, fundamento, disposición final y responsable por cada proceso.
15. DERECHOS DE LOS TITULARES
• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo los casos en que la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos y obtener respuesta dentro de los términos legales.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservar la información.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de Tratamiento, al menos una vez por cada mes calendario y cuando existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas, de conformidad con la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Sites respecto de la materia controvertida.
• Negarse a responder preguntas sobre datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes.
16. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS
Los derechos podrán ser ejercidos por el Titular; sus causahabientes, quienes deberán acreditar esa calidad; su representante o apoderado, previa acreditación; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro. En el caso de menores de edad, actuarán sus representantes legales, teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez.
Sites verificará razonablemente la identidad y legitimación antes de entregar información o ejecutar cambios. Toda dependencia que reciba una solicitud la remitirá inmediatamente al área competente; los términos se contarán desde la recepción por Sites, sin trasladar al Titular las consecuencias del enrutamiento interno.
17. CANALES Y PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes se dirigirán al Área Administrativa y Financiera mediante el correo contadora@sitesgroup.co, por escrito a Carrera 45 No. 5-15, El Poblado, Medellín, Antioquia, o al teléfono (+57) 604 605 0006. Sites podrá habilitar canales adicionales e informarlos en sus sitios web.
17.1 Contenido mínimo
La solicitud debe incluir nombre e identificación del Titular; datos de contacto para la respuesta; descripción clara de la consulta, hechos o derecho que se pretende ejercer; documentos de soporte; y, si actúa un tercero, prueba de la representación o legitimación. No se exigirá información innecesaria.
17.2 Consultas
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, Sites informará antes de su vencimiento los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17.3 Reclamos
Si el reclamo está incompleto, Sites requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Si Sites no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, si lo conoce, e informará al interesado.
Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda 'reclamo en trámite' y su motivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. El reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
17.4 Revocatoria y supresión
El Titular indicará si la revocatoria es total o se limita a una finalidad, como mercadeo. La supresión o revocatoria podrá negarse únicamente respecto del mínimo de datos cuyo Tratamiento o conservación sea exigido por una obligación legal o contractual vigente, una orden competente o una causal legal aplicable. Sites motivará la decisión, la comunicará al Titular y restringirá los datos cuando corresponda.
18. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El Titular o causahabiente podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Sites respecto de la materia controvertida, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
19. DEBERES DE SITES Y DE SUS ENCARGADOS
Como Responsable, Sites garantizará el ejercicio del hábeas data; solicitará y conservará prueba de la autorización cuando sea necesaria; informará las finalidades y los derechos del Titular; mantendrá la calidad y seguridad de la información; actualizará, rectificará y suprimirá datos cuando proceda; tramitará consultas y reclamos; exigirá garantías a sus Encargados; gestionará incidentes; y atenderá las instrucciones de la SIC.
Cuando actúe como Encargado, Sites tratará los datos según las instrucciones del Responsable; garantizará seguridad, confidencialidad y acceso restringido; actualizará, rectificará o suprimirá la información oportunamente; registrará las leyendas legales; tramitará las solicitudes que le correspondan; reportará incidentes al Responsable; y cumplirá los demás deberes legales.
Los contratos con Encargados deberán definir, según el riesgo, la finalidad, duración, medidas de seguridad, subcontratación, localización, transferencias o transmisiones, devolución o supresión, auditoría, gestión de incidentes y cooperación en la atención de derechos.
20. GOBIERNO DE DATOS Y REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Área Administrativa y Financiera coordinará la aplicación de esta Política con Calidad, Tecnología, Gestión Humana, Operaciones, Mercadeo, Seguridad y las demás áreas que traten información. Sites mantendrá procedimientos internos, inventario de bases y flujos, matriz de finalidades, formatos de autorización, gestión de terceros, capacitación y controles de cumplimiento.
La designación de una persona o área responsable facilita la gestión, pero no traslada ni reduce las obligaciones legales de Sites Group S.A.S. como Responsable o Encargado.
Cuando Sites se encuentre dentro de los sujetos obligados por el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 90 de 2018, inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos y efectuará los reportes exigidos. La obligación para sociedades privadas depende, entre otros criterios legales, del umbral de activos aplicable; no surge únicamente por tratar datos sensibles o de menores.
21. CAMBIOS A LA POLÍTICA
Sites podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales, tecnológicos u operativos. La versión vigente se publicará en https://www.sitesmedellin.com/es/politica-privacidad/, https://www.sitesbarranquilla.com/es/politica-privacidad/ y https://www.sitesmonteria.com/es/politica-privacidad/, y estará disponible por los canales de atención. Todo cambio sustancial se comunicará antes de implementarlo. Cuando el cambio se refiera a una finalidad del Tratamiento, Sites informará al Titular y obtendrá una nueva autorización antes de iniciar el Tratamiento para esa finalidad, salvo que exista una excepción legal expresa.
22. LEGISLACIÓN, VIGENCIA Y VERSIÓN
Esta Política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023, la regulación aplicable de la Comisión de Regulación de Comunicaciones, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
La presente Política corresponde a la versión 02, actualizada el 16 de septiembre de 2026, y entrará en vigencia a partir de su aprobación y publicación. Desde esa fecha sustituirá integralmente la versión anterior. Las bases de datos conservarán su vigencia mientras subsistan las finalidades informadas o exista una causa legal o contractual que justifique su conservación, de conformidad con la sección 14.
1. OBJETO Y ALCANCE
Esta Política establece las reglas aplicables al Tratamiento de datos personales por parte de Sites e identifica al Responsable, los Titulares, las categorías de datos, las fuentes y las finalidades del Tratamiento. Asimismo, regula la autorización, el Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes, la circulación nacional e internacional de la información, la seguridad, la conservación y los procedimientos para el ejercicio de los derechos de hábeas data.
La Política cubre información física y digital de huéspedes, potenciales huéspedes, acompañantes, visitantes, usuarios de los sitios web y del servicio de wifi, participantes en eventos, clientes corporativos, candidatos, trabajadores, extrabajadores, aprendices, contratistas, proveedores, aliados, representantes y demás personas naturales relacionadas con la operación de Sites.
Cuando una sociedad distinta de Sites Hospitality Group S.A.S. determine las finalidades y los medios de un Tratamiento específico, el aviso correspondiente la identificará como Responsable y señalará sus canales. Cuando dos o más sociedades determinen conjuntamente dichas finalidades y medios, el aviso precisará el alcance de sus responsabilidades y los canales aplicables. Las plataformas que decidan de manera autónoma sobre los datos podrán actuar como Responsables independientes conforme a sus propias políticas.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Razón social: Sites Hospitality Group S.A.S.
NIT: 900504453-1
Domicilio y dirección principal: Medellín, Antioquia; Carrera 45 No. 5-15, El Poblado.
Correo para protección de datos: contabilidad@sitesgroup.co.
Teléfono: (+57) 604 605 0006.
Dependencia encargada de atender consultas y reclamos de los Titulares: Área Administrativa y Financiera, o la dependencia que haga sus veces.
Canales digitales comprendidos: https://www.sitesmedellin.com, https://www.sitesbarranquilla.com y https://www.sitesmonteria.com, incluidos sus subdominios, formularios y motores de reserva cuando Sites determine el Tratamiento.
3. DEFINICIONES
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal, escrita o electrónica mediante la cual se informa al Titular la existencia de esta Política, la forma de consultarla, las finalidades y los canales para ejercer derechos.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Cookie: archivo o tecnología equivalente que un sitio web almacena o lee en el dispositivo del usuario para recordar información, habilitar funcionalidades, medir el uso o apoyar actividades publicitarias, según corresponda.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: dato que la ley o la Constitución califica como público y que no es semiprivado, privado o sensible.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los relativos a salud, vida sexual, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical y datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el Tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, registro, almacenamiento, consulta, uso, circulación, análisis, actualización, transmisión, transferencia, supresión o destrucción.
Transferencia: envío de datos personales por un Responsable o Encargado ubicado en Colombia a otro Responsable ubicado dentro o fuera del país.
Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado para que trate la información por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.
4. PRINCIPIOS Y CRITERIOS DE ACTUACIÓN
Sites aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012. Asimismo, adoptará medidas de responsabilidad demostrada y procurará que cada Tratamiento sea necesario y proporcional a la finalidad informada.
• Legalidad: cada Tratamiento se sujetará a la Constitución, la ley y las instrucciones de la autoridad competente.
• Finalidad: los datos se tratarán para propósitos legítimos, específicos e informados al Titular.
• Libertad: salvo excepción legal, el Tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada; el silencio no equivale a consentimiento.
• Calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el Titular podrá obtener información sobre la existencia y el uso de sus datos.
• Acceso restringido: los datos no públicos solo serán accesibles por personas autorizadas o legalmente habilitadas.
• Seguridad y confidencialidad: se aplicarán medidas razonables para prevenir pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado, incluso después de terminada la relación con Sites.
• Necesidad y proporcionalidad: se procurará recolectar solo la información pertinente para cada finalidad y conservarla por el tiempo requerido.
5. TITULARES, CATEGORÍAS DE DATOS Y FUENTES
5.1 Huéspedes, potenciales huéspedes, acompañantes y visitantes
Sites podrá tratar nombres, apellidos, tipo y número de identificación, firma, fecha de nacimiento, nacionalidad, país de residencia, datos de contacto, información de reserva y estadía, acompañantes, preferencias, solicitudes, facturación, pagos, información transaccional limitada, incidentes, imágenes y registros de acceso. Respecto de huéspedes extranjeros, podrá tratar la información migratoria y de viaje exigida por las autoridades. Cuando sea necesario, podrá tratar datos de salud, movilidad reducida, alergias u otras necesidades de asistencia, así como información de niños, niñas y adolescentes.
La información puede provenir del Titular; de quien efectúa la reserva o el pago; de familiares o acompañantes; de empresas que contratan alojamiento; de agencias de viaje, operadores turísticos y plataformas de reserva; de autoridades; o de fuentes públicas cuyo uso esté permitido por la ley. Cuando un tercero suministre datos de otra persona, Sites verificará razonablemente que se encuentre legitimado para hacerlo y, cuando corresponda, informará al Titular y obtendrá su autorización para las finalidades que no estén amparadas por una obligación legal o contractual. Los datos exigidos para el registro hotelero u otra obligación legal se limitarán a ese propósito.
5.2 Usuarios digitales, wifi y redes sociales
Podrán tratarse nombres, apellidos, correo electrónico, teléfono, contenido de mensajes, datos de reserva, dirección IP, identificadores del dispositivo y navegador, idioma, registros de navegación, interacción con anuncios, preferencias de cookies y datos técnicos de conexión. En redes sociales, el proveedor de la plataforma también podrá determinar Tratamientos independientes.
5.3 Candidatos, trabajadores, extrabajadores, aprendices y beneficiarios
Podrán tratarse datos de identificación y contacto, hoja de vida, formación, experiencia, referencias, información contractual, salarial, bancaria, tributaria, de seguridad social, familiar, disciplinaria, de desempeño, acceso, imagen y, cuando corresponda, datos sensibles de salud ocupacional, discapacidad o biometría.
5.4 Proveedores, contratistas, aliados y clientes corporativos
Podrán tratarse datos de identificación, contacto, representación, información comercial, contractual, tributaria, bancaria, pagos, debida diligencia, seguridad, cumplimiento y datos de las personas que intervienen en la relación.
6. AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD
Salvo que opere una excepción legal, Sites solicitará la autorización antes o a más tardar al momento de recolectar los datos. La autorización podrá obtenerse por escrito, verbalmente, mediante medios electrónicos o por conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el Titular consintió. El silencio no constituye autorización.
La solicitud de autorización o el aviso de privacidad informará, como mínimo, el Tratamiento y sus finalidades; los derechos del Titular; el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos sensibles o de menores de edad; la identificación y los canales del Responsable; y la forma de consultar esta Política.
Sites conservará prueba de la autorización y de la información suministrada al Titular. Informar o declarar la lectura de esta Política no equivale, por sí solo, a autorizar el Tratamiento. Los formularios de contacto y reserva, check-in, registro hotelero, creación de proveedores, selección y vinculación laboral, wifi, eventos y demás puntos de captura incorporarán un aviso contextual y, cuando sea exigible, una autorización previa, expresa e informada, referida a finalidades específicas.
Antes de enviar comunicaciones publicitarias o comerciales, Sites verificará la autorización y las preferencias del Titular, consultará el Registro de Números Excluidos cuando corresponda y respetará las restricciones de canal, horario, periodicidad y exclusión de la Ley 2300 de 2023 y de la regulación de la Comisión de Regulación de Comunicaciones. La autorización de mercadeo será separada, opcional y sin casillas premarcadas. Cada comunicación incluirá un mecanismo gratuito, sencillo y efectivo para dejar de recibirla; la negativa o el retiro no afectarán la reserva, la estadía ni otro servicio solicitado.
6.1 Casos en que no se requiere autorización
La autorización no será necesaria para información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamientos autorizados por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil, sin perjuicio de los demás límites y deberes legales.
7. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
7.1 Datos sensibles
Por regla general, el Tratamiento de datos sensibles está prohibido y solo procederá en los casos previstos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Antes de recolectarlos, Sites informará de forma explícita cuáles datos son sensibles, la finalidad específica y el carácter facultativo de responder, y obtendrá autorización previa, explícita e informada cuando sea exigible. Sites aplicará necesidad, proporcionalidad, acceso restringido y seguridad reforzada. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
Los datos de salud, accesibilidad o alergias se tratarán solo en la medida indispensable para atender una solicitud específica, una obligación laboral o una urgencia médica o sanitaria. Sites ofrecerá una alternativa razonable que no exija suministrar el dato sensible, limitará el Tratamiento al mínimo indispensable y dejará constancia de la autorización o de la excepción legal invocada.
7.2 Niños, niñas y adolescentes
Por regla general, el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está proscrito, salvo los datos de naturaleza pública y los casos permitidos por la Constitución y la ley. Todo Tratamiento respetará simultáneamente su interés superior y sus derechos fundamentales, será lícito, necesario y proporcional, tendrá en cuenta su opinión conforme a la edad y madurez y contará, cuando corresponda, con la autorización previa e informada de su representante legal. Cuando Sites solicite autorización, informará el carácter facultativo de responder preguntas sobre datos de niños, niñas y adolescentes. Los datos cuyo Tratamiento esté expresamente exigido o autorizado por la ley para el registro hotelero o migratorio se identificarán por separado, se limitarán a esa finalidad y se tratarán bajo la habilitación legal aplicable. Sites no utilizará conscientemente estos datos para publicidad comportamental, perfilamiento ni tecnologías no necesarias.
8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
8.1 Huéspedes, potenciales huéspedes, acompañantes y clientes
• Gestionar consultas, cotizaciones, disponibilidad, reservas, modificaciones, cancelaciones, pagos, garantías, facturación, devoluciones y comprobantes.
• Identificar y registrar a huéspedes, acompañantes y visitantes; efectuar check-in y check-out; administrar habitaciones, llaves o tarjetas, consumos, servicios y solicitudes durante la estadía.
• Cumplir obligaciones hoteleras, turísticas, migratorias, tributarias, contables, sanitarias y de protección al consumidor, incluidos los registros de huéspedes y los reportes exigidos por las autoridades competentes.
• Registrar a huéspedes y acompañantes en la Tarjeta de Registro de Alojamiento (TRA), transmitir o reportar la información exigida al Sistema de Información de Alojamiento Turístico (SIAT) y atender obligaciones estadísticas o turísticas ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con exactitud, minimización y sujeción a los límites legales.
• Registrar y reportar a Migración Colombia, mediante el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE), el ingreso y la salida de huéspedes extranjeros y la información exigida para control migratorio, verificando el documento y limitando el uso a esa obligación legal.
• Prevenir, detectar y reportar situaciones de explotación sexual comercial de niños, niñas y adolescentes asociada al turismo, aplicar el código de conducta y atender requerimientos de las autoridades competentes.
• Atender solicitudes de accesibilidad, alimentación, salud o asistencia; gestionar emergencias y proteger la vida e integridad de huéspedes y terceros.
• Coordinar servicios solicitados, como transporte, eventos, alimentación, lavandería, experiencias o servicios prestados por aliados, informando la circulación de datos cuando corresponda.
• Prestar soporte, servicio al cliente y postventa; gestionar peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones, encuestas y controversias.
• Medir la calidad, elaborar estadísticas, efectuar análisis de ocupación y demanda, mejorar procesos, instalaciones, productos y servicios, preferiblemente con información agregada o anonimizada cuando sea suficiente.
• Mantener un historial de la relación y de preferencias razonables para facilitar futuras estadías, dentro de las finalidades informadas y los límites de la autorización.
8.2 Mercadeo y comunicaciones comerciales
• Enviar información sobre alojamientos, tarifas, promociones, eventos, concursos, programas de fidelización y servicios relacionados con viajes y hospitalidad únicamente cuando exista autorización previa, expresa e informada o una excepción legal identificada y documentada para el caso concreto.
• Segmentar comunicaciones con base en ciudad, historial de interacción o preferencias, sin usar datos sensibles para publicidad salvo autorización explícita y justificación legal.
• Medir la efectividad de las campañas y gestionar solicitudes de exclusión. Cada comunicación incluirá un mecanismo gratuito y sencillo de retiro; Sites conservará prueba de la autorización, canal, fuente, fecha y versión, y aplicará la Ley 2300 de 2023 y el Registro de Números Excluidos cuando correspondan.
8.3 Candidatos, trabajadores y extrabajadores
• Gestionar selección, verificación de referencias, contratación, inducción, formación, evaluación, compensación, nómina, beneficios, bienestar, seguridad social y terminación de la relación.
• Cumplir obligaciones laborales, de seguridad y salud en el trabajo, tributarias, contables, migratorias, judiciales y de reporte a autoridades.
• Administrar accesos, activos, herramientas, comunicaciones corporativas, seguridad física y de la información, investigaciones internas y continuidad del negocio.
• Conservar registros para certificaciones, defensa de derechos y cumplimiento de obligaciones posteriores a la terminación.
8.4 Proveedores, contratistas, aliados y clientes corporativos
• Realizar vinculación, debida diligencia, validaciones de identidad, cumplimiento, gestión de riesgos, negociación, contratación, ejecución, pagos, facturación, contabilidad, auditoría y terminación.
• Administrar contactos, accesos, soporte, calidad, seguridad, incidentes y reclamaciones vinculadas con la relación comercial.
8.5 Finalidades comunes
• Responder requerimientos de autoridades, ejercer o defender derechos, prevenir y gestionar fraude o conductas ilícitas y atender auditorías e investigaciones.
• Realizar transmisiones a proveedores y, cuando proceda, transferencias a terceros, reorganizaciones empresariales o transacciones corporativas, con las garantías previstas en esta Política y la ley.
9. VIDEOVIGILANCIA, GRABACIONES DE AUDIO Y BIOMETRÍA
Sites podrá utilizar cámaras en accesos, zonas comunes, áreas operativas y perímetros para proteger a las personas y bienes, controlar accesos, prevenir e investigar incidentes y apoyar la seguridad de la operación. Las zonas estarán señalizadas con avisos visibles que identifiquen la finalidad y los canales para ejercer derechos.
No se instalarán cámaras o micrófonos en habitaciones, baños, vestidores u otros espacios en los que exista una expectativa reforzada de intimidad. El acceso a las grabaciones estará restringido y su conservación se limitará al tiempo necesario para la finalidad, salvo que deban preservarse por un incidente, una reclamación o una obligación legal.
Las llamadas telefónicas de atención al cliente podrán grabarse excepcionalmente para finalidades específicas de calidad, seguridad o prueba, previa información al Titular y con su autorización cuando sea exigible. No se efectuarán grabaciones ambientales indiscriminadas en las instalaciones. Cualquier uso adicional del audio requerirá una evaluación documentada de necesidad, proporcionalidad, riesgo y fundamento jurídico.
Antes de implementar huella, reconocimiento facial u otro sistema biométrico, Sites documentará su necesidad, idoneidad, proporcionalidad y riesgos; verificará que no exista un medio menos invasivo; solicitará autorización previa, explícita, informada y separada cuando sea exigible; aplicará medidas de seguridad reforzadas; y ofrecerá una alternativa no biométrica razonable, sin costo, desventaja ni afectación del servicio para quien no autorice o revoque el Tratamiento. El acceso o la prestación de un servicio no se condicionarán al uso de biometría.
10. CANALES DIGITALES, COOKIES, WIFI Y TERCEROS
En los formularios de contacto y reserva, Sites tratará la información que el usuario ingrese para responder, cotizar, reservar y prestar el servicio. Los campos obligatorios se limitarán a los datos necesarios para la gestión solicitada. Las autorizaciones opcionales, en especial las de mercadeo, deberán presentarse de manera diferenciada y sin casillas premarcadas.
Los sitios web usan cookies y tecnologías similares para la navegación segura, la gestión de preferencias de privacidad, los formularios y la reserva. Las tecnologías no necesarias de preferencias, analítica, publicidad o contenido de terceros solo se activarán después de una manifestación previa e informada del usuario. Cuando una tecnología trate datos personales, Sites contará con autorización o con una excepción legal aplicable y documentada. Las categorías, proveedores, controles e inventario vigente se desarrollan en la Política de Cookies y en el panel de configuración de cada sitio.
Cuando Sites ofrezca wifi, podrá tratar identificadores de dispositivo, datos de autenticación, fecha, hora, duración y registros técnicos necesarios para seguridad, soporte y cumplimiento legal. No se utilizará el contenido de las comunicaciones para fines incompatibles con el servicio.
Los enlaces a agencias de viaje, pasarelas de pago, redes sociales, mapas u otros sitios de terceros pueden conducir a Tratamientos decididos por esos terceros. El usuario deberá consultar sus políticas. Sites será responsable por los Tratamientos que determine directamente o que encargue a un proveedor.
11. CIRCULACIÓN Y DESTINATARIOS DE LA INFORMACIÓN
Sites podrá comunicar, transmitir o transferir datos, según el rol jurídico del destinatario y en la medida necesaria para las finalidades informadas, a proveedores de alojamiento tecnológico, nube, soporte, motor de reservas, CRM, correo y mensajería; agencias de viaje y operadores; entidades financieras y proveedores de pago; contadores, auditores, abogados y aseguradoras; proveedores de seguridad, videovigilancia, transporte, eventos, lavandería y mantenimiento; entidades de seguridad social y gestión humana; aliados solicitados por el Titular; sociedades vinculadas; y otros Responsables independientes debidamente informados.
Los Encargados recibirán instrucciones, deberán tratar los datos solo para la finalidad contratada, guardar confidencialidad, aplicar seguridad y devolver o suprimir la información cuando termine el servicio, salvo obligación legal de conservarla.
Sites entregará información a autoridades públicas o judiciales únicamente cuando exista solicitud válida, competencia legal, orden o deber de reporte. Entre ellas podrán encontrarse el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para TRA/SIAT y Migración Colombia para SIRE. La entrega se limitará a los datos pertinentes y se documentará cuando corresponda; esta Política no autoriza divulgaciones discrecionales.
En una fusión, escisión, adquisición, reorganización o transferencia de unidad de negocio, los datos podrán comunicarse bajo deberes de confidencialidad y continuidad de las finalidades y derechos informados.
12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL
Algunos proveedores tecnológicos, motores de reserva y servicios de nube, mensajería, analítica, seguridad o publicidad pueden tratar datos desde otros países. Antes de habilitar cada flujo, Sites determinará si corresponde a una transferencia o a una transmisión internacional y aplicará la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Circular Única y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las transferencias internacionales a otro Responsable solo se efectuarán: (i) a países declarados con nivel adecuado por la SIC; (ii) al amparo de una excepción del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida, cuando corresponda, la autorización expresa e inequívoca del Titular para la transferencia; o (iii) con declaración de conformidad de la SIC. Las transmisiones internacionales a Encargados se soportarán en un contrato de transmisión que cumpla el Decreto 1074 de 2015.
Como medida contractual adicional de responsabilidad demostrada, Sites podrá incorporar las cláusulas contractuales modelo adoptadas por la SIC mediante la Circular Externa 003 de 2025, o las disposiciones que la modifiquen o sustituyan. Su uso es voluntario y no reemplaza el análisis de país adecuado, excepción legal, autorización, declaración de conformidad ni contrato de transmisión que corresponda a cada flujo.
El Titular podrá solicitar información general sobre las categorías de destinatarios, el país o región de Tratamiento y las garantías aplicables, sin perjuicio de la reserva comercial, contractual o de seguridad legítimamente protegida.
13. SEGURIDAD Y GESTIÓN DE INCIDENTES
Sites adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables, proporcionales a la naturaleza del dato y al riesgo, entre ellas gestión de accesos y perfiles, autenticación, confidencialidad, copias de respaldo, actualización de sistemas, registro de eventos, seguridad física, capacitación, gestión de proveedores y procedimientos de respuesta a incidentes.
Toda persona que conozca una pérdida, acceso no autorizado, divulgación, alteración, indisponibilidad o uso indebido deberá reportarlo de inmediato por los canales internos. Sites contendrá el incidente, preservará evidencias, evaluará alcance y riesgo, adoptará correctivos y documentará las decisiones.
Sites reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio los incidentes que deba informar, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o del área encargada de atenderlos. El reporte se efectuará mediante el RNBD o el aplicativo dispuesto por la autoridad, según corresponda. Sites también comunicará el incidente a los Titulares afectados cuando lo exijan la ley, la autoridad o el nivel de riesgo.
14. CONSERVACIÓN, ARCHIVO Y SUPRESIÓN
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad informada y, posteriormente, por los términos legales, contractuales, contables, tributarios, laborales, turísticos, migratorios, de prescripción o de defensa de derechos que resulten aplicables. Sites definirá y revisará tablas o criterios internos de retención por proceso.
• Reservas, registro hotelero, consumos, facturación y pagos: durante la relación y los plazos exigidos para obligaciones legales, contables, fiscales, turísticas, contractuales y de atención de reclamaciones.
• Información laboral y de seguridad social: durante la relación y los términos legales o de archivo requeridos para acreditar obligaciones y derechos laborales, pensionales y de seguridad y salud en el trabajo.
• Proveedores y contratistas: durante la vinculación y los plazos de conservación contable, tributaria, contractual, de cumplimiento y defensa.
• Videovigilancia y audio: por el período más corto compatible con seguridad y operación, salvo preservación por incidente, investigación, reclamación u orden de autoridad.
• Mercadeo: hasta que el Titular retire la autorización, solicite exclusión o la finalidad deje de ser necesaria, sin perjuicio de conservar evidencia mínima de la solicitud de no contacto.
• Cookies e identificadores digitales: por la duración indicada en la Política de Cookies y en el panel de configuración.
• Salud, alergias y accesibilidad: se suprimirán o bloquearán al finalizar la estadía cuando dejen de ser necesarios, salvo incidente, deber legal o autorización separada para conservar preferencias futuras.
Cumplido el término, la información será suprimida o anonimizada. La supresión o revocatoria podrá negarse únicamente respecto del mínimo de datos cuyo Tratamiento o conservación sea exigido por una obligación legal o contractual vigente, una orden competente o una causal legal aplicable. La decisión será motivada, se informará al Titular y, cuando proceda, los datos quedarán bloqueados o bajo acceso restringido hasta vencer el término legal o de prescripción. Sites aprobará una tabla interna de retención con evento inicial, plazo, fundamento, disposición final y responsable por cada proceso.
15. DERECHOS DE LOS TITULARES
• Conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización, salvo los casos en que la ley exceptúe este requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar consultas y reclamos y obtener respuesta dentro de los términos legales.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservar la información.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de Tratamiento, al menos una vez por cada mes calendario y cuando existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas, de conformidad con la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Sites respecto de la materia controvertida.
• Negarse a responder preguntas sobre datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes.
16. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS
Los derechos podrán ser ejercidos por el Titular; sus causahabientes, quienes deberán acreditar esa calidad; su representante o apoderado, previa acreditación; y quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro. En el caso de menores de edad, actuarán sus representantes legales, teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez.
Sites verificará razonablemente la identidad y legitimación antes de entregar información o ejecutar cambios. Toda dependencia que reciba una solicitud la remitirá inmediatamente al área competente; los términos se contarán desde la recepción por Sites, sin trasladar al Titular las consecuencias del enrutamiento interno.
17. CANALES Y PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes se dirigirán al Área Administrativa y Financiera mediante el correo contadora@sitesgroup.co, por escrito a Carrera 45 No. 5-15, El Poblado, Medellín, Antioquia, o al teléfono (+57) 604 605 0006. Sites podrá habilitar canales adicionales e informarlos en sus sitios web.
17.1 Contenido mínimo
La solicitud debe incluir nombre e identificación del Titular; datos de contacto para la respuesta; descripción clara de la consulta, hechos o derecho que se pretende ejercer; documentos de soporte; y, si actúa un tercero, prueba de la representación o legitimación. No se exigirá información innecesaria.
17.2 Consultas
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, Sites informará antes de su vencimiento los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17.3 Reclamos
Si el reclamo está incompleto, Sites requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Si Sites no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, si lo conoce, e informará al interesado.
Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda 'reclamo en trámite' y su motivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. El reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recibo. Si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
17.4 Revocatoria y supresión
El Titular indicará si la revocatoria es total o se limita a una finalidad, como mercadeo. La supresión o revocatoria podrá negarse únicamente respecto del mínimo de datos cuyo Tratamiento o conservación sea exigido por una obligación legal o contractual vigente, una orden competente o una causal legal aplicable. Sites motivará la decisión, la comunicará al Titular y restringirá los datos cuando corresponda.
18. QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El Titular o causahabiente podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Sites respecto de la materia controvertida, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
19. DEBERES DE SITES Y DE SUS ENCARGADOS
Como Responsable, Sites garantizará el ejercicio del hábeas data; solicitará y conservará prueba de la autorización cuando sea necesaria; informará las finalidades y los derechos del Titular; mantendrá la calidad y seguridad de la información; actualizará, rectificará y suprimirá datos cuando proceda; tramitará consultas y reclamos; exigirá garantías a sus Encargados; gestionará incidentes; y atenderá las instrucciones de la SIC.
Cuando actúe como Encargado, Sites tratará los datos según las instrucciones del Responsable; garantizará seguridad, confidencialidad y acceso restringido; actualizará, rectificará o suprimirá la información oportunamente; registrará las leyendas legales; tramitará las solicitudes que le correspondan; reportará incidentes al Responsable; y cumplirá los demás deberes legales.
Los contratos con Encargados deberán definir, según el riesgo, la finalidad, duración, medidas de seguridad, subcontratación, localización, transferencias o transmisiones, devolución o supresión, auditoría, gestión de incidentes y cooperación en la atención de derechos.
20. GOBIERNO DE DATOS Y REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
El Área Administrativa y Financiera coordinará la aplicación de esta Política con Calidad, Tecnología, Gestión Humana, Operaciones, Mercadeo, Seguridad y las demás áreas que traten información. Sites mantendrá procedimientos internos, inventario de bases y flujos, matriz de finalidades, formatos de autorización, gestión de terceros, capacitación y controles de cumplimiento.
La designación de una persona o área responsable facilita la gestión, pero no traslada ni reduce las obligaciones legales de Sites Group S.A.S. como Responsable o Encargado.
Cuando Sites se encuentre dentro de los sujetos obligados por el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 90 de 2018, inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases en el Registro Nacional de Bases de Datos y efectuará los reportes exigidos. La obligación para sociedades privadas depende, entre otros criterios legales, del umbral de activos aplicable; no surge únicamente por tratar datos sensibles o de menores.
21. CAMBIOS A LA POLÍTICA
Sites podrá modificar esta Política para reflejar cambios legales, tecnológicos u operativos. La versión vigente se publicará en https://www.sitesmedellin.com/es/politica-privacidad/, https://www.sitesbarranquilla.com/es/politica-privacidad/ y https://www.sitesmonteria.com/es/politica-privacidad/, y estará disponible por los canales de atención. Todo cambio sustancial se comunicará antes de implementarlo. Cuando el cambio se refiera a una finalidad del Tratamiento, Sites informará al Titular y obtendrá una nueva autorización antes de iniciar el Tratamiento para esa finalidad, salvo que exista una excepción legal expresa.
22. LEGISLACIÓN, VIGENCIA Y VERSIÓN
Esta Política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 2300 de 2023, la regulación aplicable de la Comisión de Regulación de Comunicaciones, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
La presente Política corresponde a la versión 02, actualizada el 16 de septiembre de 2026, y entrará en vigencia a partir de su aprobación y publicación. Desde esa fecha sustituirá integralmente la versión anterior. Las bases de datos conservarán su vigencia mientras subsistan las finalidades informadas o exista una causa legal o contractual que justifique su conservación, de conformidad con la sección 14.